Configura Constructia360 paso a paso.

01 · Primeros pasos

Empezar en 15 minutos

El orden importa: cada paso prepara el siguiente. Si lo sigues tal cual, al final tendrás a una persona fichando en una obra real.

1. Crea tu empresa. Entra en constructia360.io (o pulsa «Dar de alta tu empresa» en la pantalla de acceso de la app). Tienes 30 días de prueba sin tarjeta. Tú quedas como administrador.
2. Completa los datos de la empresa en Más › Administración › Datos de la empresa: nombre fiscal, CIF/NIF, dirección, logotipo e IVA por defecto. Salen en facturas y documentos.
3. Da de alta a tu equipo de oficina en Más › Administración › Usuarios y roles: gerente, jefe de obra, administrativo… Cada uno recibe el rol que le corresponde.
4. Da de alta a los trabajadores en Más › Gestión › Trabajadores y crea su usuario con el rol «Trabajador» o «Encargado». Sin ficha de trabajador no se puede fichar.
5. Crea la primera obra en Obras › Nueva obra, asigna jefe de obra, encargado y equipo.
6. Instala la app en el móvil de tu equipo (iPhone o iPad desde la App Store) y que entren con el correo y la contraseña que les diste.
7. Prueba el primer fichaje: Gestión de obra › Actividad › Fichar, elige la obra y pulsa «Fichar entrada». Aparece en el historial del día y en Panel web › Producción › Control horario.

02 · Acceso

Acceso y cuenta

Una sola cuenta sirve para la app y para el panel web. Las mismas funciones están en móvil, tablet y ordenador.

Dónde usar Constructia360

Crear la empresa (solo la primera vez)

Hace falta nombre de la empresa, CIF o NIF, tu nombre y apellidos, correo y contraseña. La contraseña del administrador debe tener mínimo 12 caracteres, con mayúsculas, minúsculas y algún número.

Iniciar sesión y verificación en dos pasos

Entra con tu correo y contraseña. Si tu cuenta tiene doble factor (MFA), la app pedirá además el código de 6 dígitos de tu aplicación de autenticación. El administrador puede exigirlo a cualquier usuario desde Usuarios y roles › Nuevo usuario › Exigir doble factor; esa persona deberá configurarlo la próxima vez que entre.

Cambiar la contraseña

En la app: Más › Mi perfil › Cambiar contraseña. Necesitas la actual y una nueva de al menos 10 caracteres. Tras cambiarla, vuelve a entrar con la nueva. Si olvidaste la contraseña, pide al administrador que te asigne una provisional (Más › Administración › Usuarios y roles › (el usuario) › Nueva contraseña).

Idioma y apariencia

Más › Ajustes › Idioma. La app está en español, inglés, francés, alemán e italiano y el cambio es inmediato; puedes dejar «idioma del dispositivo». En Ajustes › Apariencia eliges claro, oscuro o automático. El formato de fechas e importes de los documentos se define aparte, en los datos de la empresa.

Notificaciones

La app te pide permiso para enviar notificaciones: acéptalo (si lo rechazaste, actívalo en los ajustes del teléfono). Recibirás avisos de incidencias nuevas, críticas, comentarios y asignaciones. El historial está en Más › Avisos, donde puedes marcarlos como leídos.

Eliminar mi cuenta

Más › Eliminar mi cuenta (pide tu contraseña) o por escrito al contacto de la política de privacidad. Se borran tu nombre, correo, teléfono y sesiones; los fichajes se conservan cuatro años y la documentación de prevención el plazo legal, ya sin tu nombre, porque lo exige el RD 8/2019. Más detalle en Eliminar cuenta.

03 · Permisos

Roles y permisos

Cada persona ve solo lo que necesita su puesto. Las pantallas y botones se muestran según el rol y, además, el servidor comprueba cada acción: no basta con «saber la ruta».

Los datos sensibles (DNI/NIE, salud) se guardan cifrados y solo los ve quien tiene ese permiso expreso (administrador y gerente). Todas las acciones importantes quedan en Más › Administración › Auditoría.

04 · Configuración

Datos de la empresa

Se rellenan una vez y alimentan facturas, nóminas y documentos. En la app: Más › Administración › Datos de la empresa. En el panel web: Administración › Datos de la empresa.

• Identificación: razón social, CIF/NIF y nombre fiscal. El nombre fiscal debe ser tal y como figura en la AEAT (nombre y apellidos si eres autónomo); es el emisor que aparece en tus facturas.
• Contacto: dirección, teléfono y correo.
• Logotipo: se sube desde el panel y aparece en facturas y documentos.
• Facturación: país, moneda, IVA por defecto y formato de fechas e importes (no cambia el idioma de la app).
• Plan contratado y estado de la cuenta (solo lectura).

Certificado electrónico (VeriFactu)

Para emitir facturas conformes con VeriFactu (RD 1007/2023), la empresa debe subir su certificado electrónico (archivo .p12 o .pfx) en el panel web: Administración › Datos de la empresa › Certificado electrónico. El titular debe ser la empresa o un representante autorizado. Se guarda cifrado y firma cada registro de facturación y de eventos.

• Sin certificado, los registros se guardan sin firmar y, si tu configuración lo exige, no se pueden expedir facturas.
• En esa misma pantalla puedes pulsar Verificar cadena de facturación y Verificar cadena de eventos para comprobar que los registros están íntegros.

El mismo certificado sirve para firmar con él los contratos de servicio y de encargado del tratamiento al contratar un plan de pago; si no hay certificado, se firman con el nombre de la cuenta.

05 · Equipo

Usuarios y trabajadores

Son dos cosas distintas y conviene entender la diferencia: el usuario es quien entra en la aplicación; la ficha de trabajador es la persona en plantilla (con su coste, su formación y su documentación).

Crear un usuario

1. Ve a Más › Administración › Usuarios y roles › Nuevo usuario.
2. Indica nombre completo, correo y rol.
3. Pon una contraseña provisional (mínimo 10 caracteres; puedes pulsar «Generar contraseña») y comunícasela. Marca «Exigir doble factor» si procede.
4. La persona entra, y cambia la contraseña desde su perfil.

Para «dar de baja» a alguien, usa Dar de baja: deja de poder entrar pero se conserva su historial. Se puede reactivar. Borrar definitivamente no se puede deshacer.

Dar de alta a un trabajador

Más › Gestión › Trabajadores › Nuevo trabajador: nombre, apellidos, DNI/NIE (cifrado), categoría y nivel de convenio, coste/hora y las fechas de caducidad de la formación en PRL y del reconocimiento médico.

• Dar de baja a un trabajador conserva sus partes, nóminas y asistencia.
• El coste/hora es lo que valora la mano de obra en el Control de costes.

Subcontratas

Más › Gestión › Subcontratas › Nueva subcontrata: nombre, CIF/NIF, especialidad y dirección fiscal. Después se anotan en cada obra en el Libro de subcontratación (ver PRL, CAE y libros).

06 · Obras

Obras

La obra es el centro de todo: fichajes, partes, incidencias, compras, costes y documentación cuelgan de ella.

Crear una obra

Obras › Nueva obra (la pestaña «Obras» de la app, o la sección Producción del panel). Datos habituales:

• Nombre, código y dirección.
• Cliente, jefe de obra y encargado.
• Fechas de inicio y fin previsto (el fin no puede ser anterior al inicio).
• Presupuesto de contrato y retención de garantía (%): lo que el cliente retiene de cada certificación hasta que acaba el plazo de garantía.
• Estado: en preparación, planificada, en curso, pausada, retrasada, finalizada o cancelada.

Ficha de la obra

Muestra equipo, partes diarios, fotos, incidencias abiertas y críticas, y accesos rápidos. Desde ahí asignas a las personas que pueden ver y trabajar en esa obra.

Planificación

Más › Gestión › Planificación › Nueva tarea: nombre, inicio, fin y «Va después de» (dependencia). Una tarea queda bloqueada mientras la anterior no llegue al 100 %; así ves qué se arrastra antes de que sea tarde. El panel resume lo que va tarde, lo que espera y lo terminado.

Presupuesto por capítulos

Más › Compras y coste › Presupuesto: reparte el presupuesto de la obra en capítulos y categorías (mano de obra, materiales, subcontratas, maquinaria, gastos generales, otros). Verás cuánto queda sin repartir o repartido de más, y el margen previsto. Las compras se imputan a un capítulo.

Enlace de seguimiento para el cliente

En el panel web, en la ficha de la obra, Crear enlace genera un enlace de solo lectura (sin cuenta) con avance, últimas fotos y partes. No muestra datos de trabajadores. Eliges los días de caducidad (hasta 365) y si se muestran los importes; puedes desactivarlo en cualquier momento.

07 · Día a día

Trabajo en campo

Es la pestaña «Gestión de obra» de la app. Lo que usa el equipo desde el móvil: fichar, avisar de incidencias, rellenar el parte y subir fotos. Todo funciona sin cobertura.

Fichar

1. Abre Gestión de obra › Actividad › Fichar.
2. Elige la obra.
3. Pulsa Fichar entrada. El turno queda abierto («Turno abierto desde las…»).
4. Al terminar, pulsa Fichar salida. Verás las horas del día y el historial.

Encargados y jefes de obra aprueban los fichajes en Más › Gestión › Fichajes por aprobar; solo los fichajes aprobados cuentan para el coste real.

Modo sin cobertura

Si no hay señal, fichajes, incidencias, partes diarios y fotos se guardan en el móvil y se envían solos al recuperar la conexión. Un banner avisa («Sin conexión — se guarda en el dispositivo») y muestra cuántos elementos quedan pendientes. Si uno falla, se reintenta.

Incidencias

Gestión de obra › Actividad › Incidencias › Nueva incidencia: título, tipo (seguridad, calidad, accidente, entorno, otros), prioridad (baja, media, alta, crítica), descripción y hasta 10 fotos o PDF. Cada incidencia tiene una conversación con la oficina y pasa por los estados abierta, asignada, en curso, pendiente, resuelta y cerrada. Una incidencia cerrada ya no admite adjuntos.

Si el accidente causa baja, márcalo: hay que comunicarlo a la autoridad laboral en 5 días hábiles (24 horas si es grave). Las críticas avisan al instante por notificación.

Partes diarios

Gestión de obra › Actividad › Partes diarios › Nuevo parte: obra, fecha, nº de trabajadores, horas totales, trabajos realizados, tiempo, materiales y maquinaria utilizados y observaciones. Se exporta en PDF y se puede enviar a firmar al cliente.

Fotos y documentos de obra

Gestión de obra › Actividad › Fotos de obra › Subir foto: haz la foto o elige de la galería (la app pedirá permiso de cámara/galería la primera vez). Gestión de obra › Documentación › Documentos: sube contratos, planos, certificados… con categoría y fecha de caducidad; el panel avisa de los que caducan en menos de 30 días.

Mis firmas

Lo que la normativa de prevención obliga a entregar al trabajador (información de riesgos, EPI…) aparece en Gestión de obra › Actividad › Mis firmas. Léelo y firma con el dedo: se guarda la huella del texto, la fecha, la hora y el dispositivo. Si el texto cambia, vuelve a pedirse la firma.

08 · Cumplimiento

PRL, CAE y libros de obra

Constructia360 registra, avisa de plazos y conserva la documentación. La responsabilidad legal sigue siendo de la empresa y sus responsables: es una ayuda, no un sustituto del criterio del coordinador de seguridad o del servicio de prevención.

PRL y formación

Gestión de obra › Seguridad y PRL › PRL y formación resume quién está al día, quién tiene la formación o el reconocimiento caducados (bloquea el acceso a obra y el fichaje), qué hay por renovar y las incidencias graves abiertas.

CAE y control de accesos

Coordinación de Actividades Empresariales (RD 171/2004): antes de que alguien pise la obra, su documentación debe estar validada. En Gestión de obra › Seguridad y PRL › CAE y accesos verás:

• No pueden entrar: documentación sin aportar, caducada o rechazada.
• Caducan pronto: menos de 30 días.
• Por validar: subidos pero sin revisar. Usa Revisar, abre el documento y elige Dar por válido (indicando hasta cuándo) o Rechazar con un motivo para que sepan qué corregir.

Documentos que se controlan: formación PRL, reconocimiento médico, entrega de EPI, alta en Seguridad Social, seguro de responsabilidad civil, inscripción en el REA, evaluación de riesgos, plan de seguridad y salud, recurso preventivo, acta de coordinación, marcado CE de maquinaria y libro de subcontratación. Cada validación queda registrada con tu nombre.

Libro de incidencias

Seguimiento del Plan de Seguridad y Salud (RD 1627/1997). Gestión de obra › Seguridad y PRL › Libro de incidencias › Nueva anotación: indica en calidad de quién anotas, la descripción, la medida adoptada y el responsable. Si marcas «incumplimiento con riesgo grave e inminente», se calcula el plazo de 24 horas para remitir copia a la Inspección de Trabajo y puedes marcarla como remitida.

Libro de subcontratación

Ley 32/2006: Gestión de obra › Empresas y personal › Libro de subcontratación › Anotar una subcontrata. Eliges la subcontrata, quién la contrata y los trabajos que ejecuta. El nivel se deduce solo de quién contrata a quién. Al llegar al tercer nivel la app avisa: un nivel adicional exige autorización expresa de la dirección facultativa, que se anota ahí.

Esto no sustituye al Libro oficial, que debe estar habilitado por la autoridad laboral (RD 1109/2007).

Firmas de trabajadores

Panel web › Seguridad y CAE › Firmas del trabajador: controla quién ha firmado la información que debe recibir y quién está pendiente.

Maquinaria

Más › Gestión › Maquinaria › Alta de máquina: referencia, nombre, tipo (elevación, movimiento de tierras, transporte, compactación, auxiliar), propia o alquilada y las fechas de ITV y seguro. Con cualquiera caducado la máquina figura como «No puede trabajar»; el aviso llega 30 días antes. Estados: en servicio, en taller, retirada.

09 · Dinero que sale

Compras, almacén y costes

El objetivo es saber, en cada momento, cuánto se ha comprometido y gastado frente a lo presupuestado.

Proveedores

Más › Compras y coste › Proveedores › Nuevo proveedor: nombre, CIF/NIF, contacto, teléfono, correo y categoría (materiales, maquinaria, servicios, otros).

Flujo de una compra

En la app la pantalla se llama Más › Compras y coste › Materiales y compras; en el panel web, Compras.

1. Nueva compra: obra, proveedor, concepto, importe, fecha y capítulo del presupuesto (o «sin imputar»). Queda en Borrador.
2. Enviar a aprobación. Pasa a Pendiente aprobación.
3. Aprobar (gerente/administrador). Desde aquí cuenta como coste comprometido de la obra.
4. Marcar como pedida y después recibida.
5. Cuando llega la factura, la compra pasa a Facturada.

Almacén

Más › Compras y coste › Almacén › Nuevo material: referencia, descripción, unidad y stock mínimo (por debajo se avisa; a cero no se avisa nunca). Después anota entradas y salidas por ubicación. El stock sale de sumar movimientos, no de un número editable, así siempre se sabe de dónde salió cada cosa. No se puede sacar de una obra material que está en el almacén central.

Control de costes

Más › Compras y coste › Control de costes compara por obra presupuesto, coste real, margen, avance físico frente a presupuesto consumido, horas previstas y reales y retraso, y marca el riesgo en verde, ámbar o rojo. Se calcula con las compras comprometidas y los fichajes aprobados, no es un dato guardado a mano. Por eso es importante aprobar compras y fichajes a tiempo.

10 · Dinero que entra

Clientes y facturación

Clientes

Más › Ventas e ingresos › Clientes › Nuevo cliente: nombre, CIF/NIF, contacto, dirección. Si es una administración pública, márcalo y rellena los tres códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora): sin ellos FACe rechaza la factura.

Certificaciones

Así cobra una constructora: cada mes se mide lo ejecutado a origen. En Más › Ventas e ingresos › Certificaciones › Nueva certificación eliges obra y periodo e indicas el ejecutado acumulado desde el inicio (no solo el del mes); lo de este periodo se calcula solo. Se descuenta la retención de garantía y queda el importe «a cobrar». Estados: borrador, presentada, aprobada, facturada o rechazada. Aprobar deja constancia de quién y cuándo.

Facturas de ingresos

1. Más › Ventas e ingresos › Facturas de ingresos › Nueva factura: cliente, obra, concepto, base, IVA (se calcula con el de la empresa; puedes corregirlo) y vencimiento.
2. Emitir factura: se asigna sola la numeración (FE-AAAA-NNNN), se genera el PDF con QR tributario y se registra en VeriFactu con huella encadenada.
3. Marcar como cobrada cuando entre el dinero. Si vence sin cobrar, pasa a vencida. También puedes anular.

La ficha de la factura muestra serie y número, huella y un enlace para comprobar en la AEAT.

Facturas de gastos

Más › Administración › Facturas de gastos › Nueva factura de gasto: proveedor, obra, compra asociada, importes y el justificante (foto o PDF). La lectura OCR indica su nivel de confianza: por debajo del 95 % conviene revisar los importes. Si detecta mismo proveedor e importe en fechas cercanas, marca Posible duplicado: confírmala o pulsa «No es duplicado». Flujo: pendiente de revisión → pendiente de aprobación → validada → pagada (o rechazada).

Firma de clientes

Gestión de obra › Actividad › Firmas › Enviar a firmar: elige el documento principal (certificación, parte diario, acta de coordinación, contrato…), añade anexos y los datos del firmante. Obtienes un enlace de firma que mandas por tu canal habitual (solo se muestra en ese momento, cópialo). El cliente puede firmar con un clic o subir el PDF firmado con su certificado (AutoFirma, DNIe o FNMT). Estados: enviado, abierto, firmado, rechazado, caducado o anulado.

11 · Personas

Nóminas

Cada trabajador consulta sus nóminas en su móvil (Más › Mis nóminas). La oficina las publica desde Más › Administración › Nóminas.

Publicar una nómina

1. Pulsa Publicar nómina, elige trabajador y periodo (AAAA-MM).
2. Elige modo: rellenar datos y adjuntar el PDF (bruto, neto y PDF de tu gestoría) o activar la gestión de nóminas con cálculo automático.
3. En el modo automático verás una estimación: Seguridad Social del trabajador, retención de IRPF y neto. La Seguridad Social usa los tipos oficiales de 2026; el IRPF es orientativo porque no considera la situación personal o familiar exacta.
4. Publica. El trabajador la ve y puede abrir el PDF.

Si te equivocas, puedes borrar la nómina y volver a publicarla, incluso del mismo mes.

El panel incluye el resumen del Modelo 111 (retenciones e ingresos a cuenta por trimestre) y el Modelo 190 (resumen anual por perceptor).

12 · Herramientas

Chat, Copiloto, informes y auditoría

Chat de empresa

Un canal de mensajes entre el equipo y la dirección. El trabajador escribe y su mensaje llega a dirección; solo el administrador y el gerente pueden ver la conversación grabada. En la app, Más › Chat de empresa; en el panel web, General › Chat de empresa.

Copiloto de obra

Asistente al que preguntas en lenguaje natural y que responde consultando los datos reales de tu empresa (obras, costes, compras, facturas, documentos e incidencias), indicando la fuente. Prueba con: «¿Qué obras tienen riesgo de sobrecoste?», «¿Hay facturas pendientes?», «¿Cuánto hemos gastado en materiales este mes?» o «¿Qué obras van con retraso?». Disponible en los planes que lo incluyen (ver Precios).

Informes

Más › Administración › Informes reúne en una pantalla obras activas, presupuestado, coste comprometido, margen, facturación (certificado a origen, emitido, pendiente de cobro, vencido), horas y fichajes del mes y riesgos (incidencias graves, máquinas paradas por documentación). Se calcula cada vez sobre los datos reales y no se guarda: nunca está desfasado.

Auditoría

Más › Administración › Auditoría registra quién creó, modificó o eliminó qué y cuándo. Puedes filtrar por tipo de entidad.

Pestañas de la app

Abajo tienes cuatro: Inicio (tu resumen), Gestión de obra (fichar, partes, incidencias, fotos, seguridad), Obras y Más (avisos, chat, nóminas, perfil, ajustes y, según tu rol, compras, ventas y administración). Las cuatro están siempre; cambia lo que hay dentro según tu rol.

Panel de inicio

Muestra tu estado de hoy (fichado o no), tus obras, incidencias abiertas, fichajes pendientes de aprobar y accesos rápidos, adaptado a tu rol.

13 · Suscripción

Planes y suscripción

El precio es por empresa, no por usuario: en obra hay mucha rotación y no penalizamos al cliente que crece. Precios sin IVA.

• Pago anual = 10 mensualidades (dos meses gratis).
• Oferta de lanzamiento: 20 % de descuento el primer año para los 100 primeros clientes.
• Qué incluye cada plan, en Precios. Corporativo añade varias sociedades en un grupo, integraciones y SLA.

Cuando termina la prueba

Tus datos siguen ahí y puedes consultarlos. Para volver a crear y modificar, elige un plan.

Contratar o cambiar de plan

1. Entra en el panel web (constructia360.io) con tu usuario administrador y ve a Administración › Suscripción.
2. Elige plan y ciclo (mensual o anual).
3. Acepta el contrato de prestación de servicios y el de encargado del tratamiento (se firman con el certificado de la empresa si lo tienes subido, o con el nombre de tu cuenta).
4. Paga con tarjeta en la pasarela segura de Stripe. El plan queda «pendiente de activar» hasta confirmar el pago.

Desde la app de iPhone solo puedes consultar tu plan y el uso (obras, usuarios, trabajadores): para contratar o gestionar facturas se abre el panel web.

Si llegas al límite de tu plan, el sistema te avisa («Has llegado al límite de tu plan») antes de impedir nuevas altas, y no se bloquea la información ya registrada. Para ampliar, cambia de plan; pasar de Obra a Profesional o Empresa no hace perder datos.

15 · Soporte

¿No encuentras lo que buscas?

Escríbenos con el detalle de qué intentabas hacer y qué te aparece en pantalla (una captura ayuda mucho) y te respondemos por correo.

Constructia360 organiza y conserva la documentación, y avisa de plazos y caducidades. El cumplimiento de las obligaciones legales sigue correspondiendo a la empresa y a sus responsables.